Einblicke · Prozesse
Ohne Prozess keine KI
KI kommt dort an der richtigen Stelle und regelmäßig zum Einsatz, wo ein Prozess beschrieben ist. Tätigkeiten, die jedes Mal anders ablaufen, lassen sich weder automatisieren noch einer KI beibringen.
In den meisten Unternehmen ist KI längst im Einsatz. Ein Text hier, eine Auswertung dort, eine Zusammenfassung nach dem Meeting. Wo KI genutzt wird, entscheidet sich dabei nebenbei: Wer Interesse hat, probiert etwas aus, wer im Tagesgeschäft steckt, lässt es. Am Jahresende ist schwer zu sagen, ob es wirtschaftlich etwas gebracht hat.
Der richtige Schritt
Ohne beschriebenen Prozess wird KI dort eingesetzt, wo der Einstieg leicht fällt. Das muss nicht der Schritt sein, an dem Zeit verloren geht oder die Qualität schwankt. Wer den Prozess definiert hat, sieht beides: welcher Schritt Aufwand bindet und welches Ergebnis er liefern soll. Damit lässt sich bestimmen, für welche Aufgabe KI sinnvoll ist und wo sie nichts zu suchen hat.
Zweimal oder zweihundertmal
Wenn ein Prozess mit seinen Schritten definiert ist und für einen dieser Schritte KI vorgesehen ist, kommt sie jedes Mal zum Einsatz. Unabhängig davon, wer gerade an dem Prozess arbeitet. Die Kollegin, die damit angefangen hat, geht in Urlaub, und die Vertretung arbeitet genauso.
Die Festlegung kostet Arbeit. Kontext zusammentragen, Qualitätskriterien vereinbaren, Zuständigkeit klären. Dieser Aufwand fällt gleich hoch aus, ob eine Aufgabe zweimal im Jahr anliegt oder zweihundertmal. Deshalb lohnt er sich nur bei Prozessen, die regelmäßig ablaufen. Für Automatisierung gilt dasselbe.
Ein Beispiel aus der Praxis: Der Vertrieb schreibt jede Woche mehrere Angebote. Für jedes davon fällt eine Recherche an, die immer dieselben Quellen betrifft und dieselben Fragen beantwortet. Gleiche Fragen, gleiche Quellen, jede Woche neu. Das ist ein Prozess, auch wenn ihn nie jemand so genannt hat.
Erst Prozess, dann KI
Deshalb steht die Beschreibung des Prozesses vor der Entscheidung über KI. Welche Schritte, in welcher Reihenfolge, mit welchem Ergebnis. Wer das dokumentiert, kann entscheiden, an welcher Stelle KI Aufgaben übernehmen kann. Die Arbeit ist unspektakulär und entscheidet trotzdem darüber, ob es eine Chance auf ein erfolgreiches KI-Projekt gibt oder ob nur eine hübsche Demo der KI-Fähigkeiten herauskommt.