Einblicke · Prozesse
Die KI kennt dein Unternehmen nicht
Damit die KI ein brauchbares Angebot schreibt, braucht sie Unterlagen über dein Unternehmen. Einige davon werden einmal angelegt, andere kommen mit jeder Anfrage neu dazu.
Angenommen, du arbeitest bei einem IT-Dienstleister, der mittelständische Unternehmen betreut. Fragt ein neues Unternehmen an, zum Beispiel weil es seine Server in die Cloud verlegen will, schickt ihr zuerst ein inhaltliches Angebot. Darin steht, was ihr vorschlagt und wie ihr vorgehen würdet, dazu zwei Optionen mit je einem Preis. Danach folgt ein Gespräch, und dann das formale Angebot aus eurem Angebotstool.
Für das formale Angebot braucht es keine KI. Im Tool sind Leistungen und Sätze hinterlegt, du wählst sie nur noch aus. Beim inhaltlichen Angebot kann die KI dagegen viel Arbeit abnehmen. Die Arbeit lässt sich in Schritte teilen, wie im Artikel „Arbeitsteilung mit der KI“ beschrieben: Die KI wertet die Anfrage und die Notizen aus dem ersten Meeting aus. Du legst die beiden Optionen fest. Danach schreibt die KI das Angebot und prüft es zum Schluss gegen eure Vorgaben. Für jeden dieser Schritte braucht sie Unterlagen, und um die geht es hier.
Fehlendes Wissen
Die KI weiß nicht, welche Leistungen ihr anbietet und wie ihr bei einem Cloud-Umzug vorgeht. Fehlt ihr eine Information, ergänzt sie, was in ähnlichen Angeboten üblich ist. Das Ergebnis liest sich ordentlich, könnte aber von jedem anderen IT-Dienstleister stammen.
Feste Unterlagen
Die Beschreibung eurer Leistungen und eure Vorgehensweise bei typischen Projekten bleiben bei jedem Angebot gleich. Dazu kommen Referenzprojekte und Regeln für Sprache und Umfang, etwa wie lang ein Angebot sein darf oder ob ihr eure Kund*innen duzt. Als Beispiele eignen sich zwei oder drei inhaltliche Angebote aus letzter Zeit, die gut angekommen sind.
Diese Unterlagen gehören an einen festen Ort, auf den die KI bei jedem Schritt zugreift. Gut geeignet ist ein unternehmenseigener Chatbot mit angebundener Wissensdatenbank. Dort liegen Leistungsbeschreibung und Beispielangebote für alle, die Angebote schreiben, am selben Ort und in derselben Fassung. Sie werden einmal gepflegt und müssen nicht bei jedem Schritt neu mitgegeben werden.
Bei den Beispielangeboten lohnt ein zweiter Blick. Die KI orientiert sich stark an ihnen. Ein Angebot von vor zwei Jahren enthält vielleicht ein Paket, das es nicht mehr gibt, oder einen Tagessatz, der inzwischen gestiegen ist. Die KI übernimmt das genauso bereitwillig wie alles andere. Solche Angebote gehören deshalb nicht in die Wissensdatenbank.
Material pro Anfrage
Jede Anfrage bringt eigenes Material mit: die Anfrage selbst und die Notizen aus dem ersten Meeting. Das gibst du im Chat für den ersten Schritt mit.
Mit jedem Schritt entsteht neues Material. Die Auswertung der Anfrage ist die Grundlage für die beiden Optionen, und die Optionen braucht die KI zum Schreiben. Naheliegend wäre, alles in einem Chat zu erledigen. Wird ein Chat lang, verlieren frühere Inhalte aber an Gewicht. Die KI hält sich dann weniger an das, was am Anfang stand.
Deshalb wird jedes Zwischenergebnis als Datei gespeichert, an einem Ort, auf den die KI im nächsten Schritt zugreifen kann. Bei den Optionen ist das die Fassung, die du festgelegt hast. So kann jeder Schritt in einem neuen Chat beginnen, und die KI findet trotzdem alles, was sie braucht. Ist das Angebot verschickt, kommen die Dateien dieser Anfrage wieder weg. Sonst übernimmt die KI beim nächsten Angebot womöglich Details, die zu einem anderen Unternehmen gehören.
Brauchbare Unterlagen
Die KI behandelt alles, was in ihren Unterlagen steht, als gültig. Sie erkennt nur dann, dass ein Dokument veraltet ist, wenn es dasteht. Und wenn zwei Unterlagen zum selben Punkt Unterschiedliches sagen, entscheidet sie sich für eine davon, oft ohne es zu erwähnen. Steht in der Leistungsbeschreibung ein anderer Tagessatz als in einem Beispielangebot, landet einer von beiden im neuen Angebot. Welcher, ist Zufall.
Deshalb lohnt es sich, bei jeder Datei zwei Dinge sichtbar zu machen: ob sie freigegeben ist und von wann sie stammt. Außerdem hilft es, wenn jede Datei nur eine Aufgabe hat. Stehen Leistungsbeschreibung und Beispielangebote in einer einzigen Datei, lässt sich später schwer nachvollziehen, woher eine Angabe kommt.