Kommunikation ist key für ein funktionierendes Home-Office

Im Home-Office zu arbeiten ist Teil unserer DNA. Wir haben es von Tag 1 an ermöglicht und gemacht. Deshalb wollen wir hier ein paar Erfahrungen teilen, die euch in der aktuellen Situation helfen.

Selbstredend, dass nicht jedes Unternehmen Home-Office machen kann. Wenn ihr für euer Business darauf angewiesen seid, dass Kunden zu euch kommen, dann geht es einfach nicht. Und es gibt ein paar Hardware- und Software-Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Die Hürden sind allerdings niedrig – ein Notebook, ein Phone und ein Headset – mehr braucht es nicht unbedingt. Ansonsten ist Home-Office vor allem eine Frage der Kommunikation. Dort wird die Lernkurve am steilsten sein.

Am Anfang und immer dann, wenn wir jemanden neu im Team haben, ist die Kommunikation zu sehr auf die Chefin ausgerichtet. Es ist viel wichtiger, dass das Team Bescheid weiß, wenn jemand zum Beispiel krank ist, als dass es das Management weiß. Falls ihr selbst in der Management-Position seid, dann ermutigt eure Mitarbeitenden zuerst in ihren Teams zu kommunizieren, bevor sie sich an euch wenden. Es macht euer Leben einfacher.

Tools sind wichtig, auch Kommunikations-Tools, aber es ist ziemlich egal, was ihr benutzt. Wir setzen Slack ein, Teams würde es genauso tun. Wichtig ist, dass alle Kommunikationswege zur Verfügung stehen, also Chat, Audio, Video, Screensharing. Momentan lesen wir viel über Videokonferenzen. Für uns sind sie nicht so wichtig. Screensharing ist unser wichtigster Kanal. Aber das kommt auf euer Business und auf eure Kultur an. Ihr könnt ein Tool verwenden, das alles bietet oder best of breed. Egal, wofür ihr euch entscheidet, die Tools werden nicht den Ausschlag geben, ob Home-Office erfolgreich gelebt wird und die Kommunikation funktioniert.

Was wichtiger ist, sind Regeln und Prozesse. Wir sind ein relativ kleines Unternehmen. Und dazu noch agil. Wir ändern unsere Art zu arbeiten häufig, ebenso ändern sich unsere Projekte permanent. Das heißt jedoch nicht, dass wir keine Regeln und Prozesse haben. Gerade weil wir so agil arbeiten, helfen sie uns dabei uns auf unsere Arbeit zu konzentrieren. Wenn Regeln und Prozesse nicht die erhofften Effekte bringen, dann ändern wir sie. Wir probieren immer wieder Neues aus, bis wir die gewünschten Ergebnisse haben. Wieso ist das in diesem Zusammenhang so wichtig? Auch Kommunikation braucht Regeln und Prozesse. Wir möchten euch ermutigen, über Regeln und Prozesse nachzudenken, sie festzulegen und gerne auch wieder zu verwerfen, wenn sie nicht funktionieren. Wenn ihr sie nicht habt, sind Missverständnisse vorprogrammiert und manch ein*e Mitarbeitende beschwert sich über das Arbeiten im Home-Office, obwohl das eigentliche Problem in der Kommunikation liegt und nicht dem Arbeitsort.

Beispiele

• Wenn ihr ins Büro kommt und nicht zur sehr unhöflichen Spezies gehört, dann sagt ihr wahrscheinlich guten Morgen zu jedem, den ihr seht. Ihr öffnet vielleicht sogar eine Tür und sagt zur Kollegin guten Morgen. Macht das Gleiche, wenn ihr im Home-Office arbeitet. Ihr müsst nicht zu jedem einzeln guten Morgen sagen, aber zu eurem Team. Wenn alles es machen, weiß jede*r Bescheid, dass man am Rechner sitzt und verfügbar ist – sofern nicht schon in irgendeinem Meeting.
• Wenn ihr Slack oder Teams nutzt, könnt ihr mit einem Kollegen chatten, einer Gruppe, in einem Kanal oder mit allen. Das bevorzugte Medium sollte der Kanal sein. Oft beginnen Konversationen als one on one. Dann merkt man, dass das Thema auch für andere Team-Mitglieder relevant ist. Man kann sie in eine Gruppe dazu holen. Das Thema wird oft mit einem spezifischen Projekt zusammenhängen, für das es einen Kanal gibt. Wenn die Konversation dort gestartet wird, dann sind alle informiert, die an dem Projekt arbeiten, auch die, die vielleicht gerade nicht online sind, können die Konversation später nachvollziehen. Deshalb erinnert eure Kolleg*innen immer wieder daran, dass die Kanäle die besten Orte für die Kommunikation sind.
• Wenn die Aufgaben klar sind, dann benutzt spezielle Tools dafür, Aufgaben zuzuweisen. So weiß euer Team, wer woran arbeitet, kann die Abhängigkeiten nachvollziehen etc. Auch hier gilt: Es ist nicht entscheidend, welches Tool ihr wählt, es ist viel wichtiger, einem für alle verständlichen Prozess zu folgen, wenn ihr nicht im Büro seid, wo jeder der anderen über die Schulter schauen kann. Selbst wenn ihr noch keine Übung darin habt, wie man Aufgaben in verteilten Teams verteilt und nachverfolgt, stellt Regeln auf und kommuniziert sie. Probiert sie aus, entwickelt sie weiter. Auch wenn sie nicht annähernd perfekt sind, sind sie allemal besser, als irgendwie Erfahrung zu sammeln.

Wir hoffen, dass ihr die Umstellung auf das Home-Office gut hinbekommt. Für uns hat es viele positive Seiten. Wir können mit unseren Familien zusammen sein, wenn wir das wollen, wir müssen uns nicht frei nehmen, nur weil aus irgendeinem Grund unsere Anwesenheit zu Hause erforderlich ist und wir können uns unseren Arbeitsort so aussuchen, dass wir die anstehenden Aufgaben am besten erledigen können. Momentan gibt uns das Home-Office die Sicherheit, für unsere Kunden in der gewohnten Weise da sein zu können, auch wenn niemand mehr im Office ist.

Falls ihr Fragen habt, fragt. Wir teilen gerne unser Know-how und unsere Erfahrung mit euch.